1. Instruções e acesso
Este documento orienta o tratamento e deve integrar o contrato de serviço. O cliente define as finalidades, categorias de dados e titulares, permissões, duração e instruções de tratamento. O Civis processa os registros privados para entregar os recursos contratados, sem reutilizá-los para finalidades incompatíveis.
A equipe deve informar quem é o controlador e como contatá-lo antes de coletar dados. O contrato deve identificar os fornecedores com acesso a dados, regras de contratação de terceiros, confidencialidade, locais de processamento e controles de segurança. Nenhum fornecedor recebe autorização genérica para explorar os registros.
2. Origem e uso responsável
Antes de importar ou cadastrar informações, o cliente deve verificar sua origem, finalidade e fundamento, limitar os campos ao necessário e manter a informação correta. CPF, saúde, religião, preferências políticas e dados de menores não devem ser incluídos apenas por conveniência.
Informações públicas e resultados agregados não dispensam a análise do contexto de reutilização. O voto é secreto: uma análise de seção ou território não identifica o voto individual. Não é permitido apresentar inferências como declaração de apoio de uma pessoa.
Atendimento de gabinete e propaganda eleitoral são finalidades distintas. Nas atividades de propaganda, devem ser observadas as regras de consentimento e contato do TSE, os registros de tratamento e a avaliação de impacto quando exigida. A contratação do Civis não torna uma lista lícita.
3. Deveres do Civis e cooperação
O Civis deve limitar o tratamento às instruções lícitas, restringir o acesso técnico, preservar confidencialidade e manter medidas de segurança proporcionais. Uma instrução aparentemente incompatível com a legislação deve ser esclarecida e pode ser recusada.
As partes devem cooperar no atendimento de titulares e na apuração de incidentes. O Civis deve avisar o cliente sem demora injustificada ao tomar conhecimento de incidente envolvendo seus registros, fornecendo as informações disponíveis e atualizações. A comunicação do controlador à ANPD e aos titulares segue os prazos e critérios legais, sem depender do término da investigação.
Cada parte responde pelos atos e deveres que lhe cabem. Esta divisão não exclui hipóteses legais de responsabilidade conjunta nem transfere integralmente ao cliente a responsabilidade por falhas do Civis.
4. Encerramento e anexo contratual
O contrato deve definir como solicitar a devolução de dados, o formato e o prazo de entrega, as categorias a eliminar, as exceções de guarda e o ciclo de descarte de backups. Eventuais dados conservados para obrigação legal devem ter uso restrito.
Prazo padrão de eliminação: os registros do CRM do cliente são eliminados automaticamente 90 dias após o fim da tolerância de pagamento (30 dias para teste não contratado ou cadastro nunca pago), com avisos prévios ao responsável. Até a eliminação, o responsável pode exportar os contatos. O contrato pode prever prazo ou forma de devolução diferentes.
Os contatos para incidentes, os fornecedores e os procedimentos de exportação devem ser confirmados na implantação de cada contrato. Este texto não declara que uma exportação completa de todas as categorias ou uma ferramenta de gestão de consentimentos já esteja disponível.
Empresa responsável e contato
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